Технологии и программы, которые заменят личное общение и встречи в офисе
Управление онлайн-бизнесом отличается от традиционного: используются другие форматы, инструменты и способы общения. Задача — подобрать программы для управления сотрудниками и настроить всё так, чтобы не ощущать дискомфорта.
Использование инструментов для удаленной работы — один из критериев, который мы в ITBB используем для принятия решения: брать или нет бизнес в продажу. Инструменты — это часть бизнес-процессов, и их оценка помогает понять, действительно ли проектом получится управлять удаленно.
В чем сложность удаленного управления
Онлайн-бизнес часто выбирают, потому что он дает возможность жить и работать в путешествиях. Но, если не выстроить управление процессами, бизнес будет отнимать слишком много времени и вряд ли позволит путешествовать.
Сложность удаленного управления бизнесом — в дистанционности. Владелец не приходит в соседний кабинет, чтобы проконтролировать работу сотрудников, раздать указания или провести планерку.
Из-за того, что руководитель живет в другом городе, некоторые сотрудники отлынивают, срывают сроки и относятся к задачам несерьезно. Плюс возникают проблемы с планированием, постановкой и контролем задач. Но есть инструменты, которые помогают контролировать сотрудников удаленно, создают эффект присутствия и дают команде общаться друг с другом.
Инструменты управления бизнесом
Инструментов управления онлайн-бизнесом очень много. Охватить все в одной статье невозможно. Выбор инструментов часто зависит от принципов компании. Например, кто-то работает по принципу ресурса — когда неважно, сколько времени тратит сотрудник на задачу, а имеет значение лишь ее выполнение. В этом случае не понадобятся инструменты для отслеживания рабочих часов. Кто-то выбирает платить за часы, а не за решение задач, тогда нужно будет использовать программу для учета времени.
Мы узнали у знакомых предпринимателей, что они используют в работе, и выделили программы, которые встречаются чаще всего.
Общение команды
Zoom/Google Meet/Скайп/Discord — обычно используют для планерок, созвонов с руководителем, собеседований и обучения. Созвоны с видео помогают создать эффект присутствия и личного общения. И некоторые вопросы намного быстрее решить голосом, чем обсуждать письменно.
Один из самых полезных советов, которые мне когда-либо давали: сообщать плохие новости по скайпу и обсуждать проблемы голосом. Так проще гасить негатив и находить решение.
Чаты в телеграме или WhatsApp (вотсапе) — в месседжерах удобно решать какие-то мелкие, ежедневные вопросы. Обычно у команды есть общий чат, в котором отправляют важную для всех информацию, обсуждают общие дела, а есть диалоги в личных сообщениях.
Чаты дают ощущение причастности к общему делу, помогают сотрудникам чувствовать себя частью команды.
Слэк — это такой большой мессенджер с разными каналами. После ухода Слэк из России есть много аналогов - Битрикс24, Amo, RocketChat, Discord, Пачка, Сибрус. В каждом канале можно отправлять сообщения, файлы, упоминать сотрудников. Обычно есть несколько каналов: основной, флудилка и каналы отделов или команд, например, канал дизайнеров.
Получается, что общие вопросы обсуждают все сотрудники, а про специализированные задачи говорят в отдельных каналах. Так команда остается на связи, но никто не мешает друг другу сообщениями не по теме.
Базы знаний. В обычном офисе новичка можно отправить к опытному специалисту, чтобы он всему научил. В интернет-бизнесе с этим сложнее: не всегда получается спросить сразу, как появился вопрос.
Чтобы новые сотрудники легко вливались в процесс, а опытные могли освежить знания, онлайн-бизнес часто создает базы знаний. В этих базах собирают инструкции, описание процессов и т.д. Пример таких баз – курс молодого бойца для внештатных авторов Тинькофф-журнала или база знаний джедая в рекламном агентстве IT-agency.
База может быть опубликована в гугл-документах, на отдельной страничке сайта или в формате электронной книги:
План обучения и база знаний на отдельной странице сайта агентства
Контроль задач и сроков
Битрикс 24. Битрикс, да и практически любая другая CRM-система позволяет ставить задачи, контролировать сроки, напоминать сотруднику о том, что ему нужно сделать. А еще вести учет клиентов, звонок, встреч и формировать отчеты по продажам, источникам ЛИДов.
По каждой задаче руководитель видит затраченное время и степень готовности. Сотрудников дисциплинирует тот факт, что их действия видны руководству.
Исполнитель видит, что и когда ему нужно сделать
Asana/Weeek/Yandex Tracker/Битрикс24/Трелло. Еще один вариант для управления большими проектами и командными задачами. С помощью этих сервисов можно создавать разные доски: командные, приватные, персональные. А задачи раскладывать по столбикам, например, по степени готовности.
При этом есть функция добавления сроков, участников, чек-листов в карточку задачи. Вот пример командной доски Тинькофф-Журнала в Трелло. Видно степень готовности той или иной статьи и сроки:
А так выглядит персональная доска:
Связь с клиентами
Онлайн-чаты — могут быть как в социальных сетях, так и внутри CRM-системы, например, прямые линии в Битриксе. Сейчас многие клиенты предпочитают отправить сообщение в вотсапе и получить ответ текстом, а не разговаривать по телефону.
Этот инструмент активно используют онлайн-банки для общения с клиентами. Например, в Рокетбанке общение сотрудников банка с клиентами проходит только в чатах.
IP-телефония. Если говорить упрощенно, IP-телефония — это звонки через интернет, а не через мобильную связь. Кроме экономии на платежах, у такой связи есть еще несколько преимуществ:
- можно вести запись разговоров, а потом прослушивать их;
- найм сотрудников из разных стран, городов без платы за роуминг;
- связь лучшего качества;
- не нужно выделять помещение или покупать мобильные телефоны.
Обычно IP-телефония встроена в популярные CRM-системы. Это удобно, потому что позволяет руководителю отслеживать разговоры сотрудников с клиентами. Еще IP-телефония есть у скайпа, Ростелекома, Mango и мобильных операторов: Билайн, Мегафон, МТС.
Хранение данных
Гугл, Яндекс диск, Dropbox. OneDrive — помогают структурировать и хранить документы, файлы, информацию в порядке. Если сразу давать файлам понятные названия по определенному принципу, то потом будет проще искать документы. Например, файлы можно называть по принципу: Название-Дата-Номер итерации-Ответственный.
Вот так устроено хранение данных у меня: есть папки с клиентами, внутри еще папки с названиями статей, а у документов есть в названии степень готовности и номер итерации:
Первый уровень хранения файлов на гуглдиске — папки по клиентам
Второй уровень — папки внутри папок клиентов с файлами
Не стоит оставлять стандартные названия: Новая папка или Новая таблица — это затруднит поиск по файлам.
Еще одно преимущество облачных хранилищ — доступ для всех сотрудников из любой точки мира.
Опыт компаний: банк, онлайн-школа английского и веб-студия
Издание Модульбанка «Дело». Издание Дело работал с авторами с помощью четырех инструментов:
- Трелло — контроль задач и сроков;
- телеграм для оперативной связи;
- скайп для созвонов с редакторами и экспертами;
- гуглдиск — создание и редактирование статей
Языковая школа SkyEng. Школа работала полностью онлайн: ученики общаются с преподавателями на собственной платформе и через скайп, а сотрудники живут в разных городах и работают из дома. Для управления использовали четыре инструмента:
- скайп для планерок и созвонов;
- слэк для передачи информации;
- Трелло — планирование задач и контроль сроков;
- IP-телефония Mango — общение с клиентами.
Иногда сотрудники общаются друг с другом в социальных сетях или мессенджерах, но это необязательно.
Интернет-бизнес брокер ITBB. Мы сами работаем удаленно и часть сотрудников находится в других городах. Плюс некоторые клиенты живут не в России, поэтому нет возможности встречаться лично. Мы используем:
- Битрикс 24 — для постановки задач команде и работы с клиентами;
- Yandex Tracker — для описания бизнес-процессов;
- Google-диск — хранение документов, договоров, текстовых файлов, создание таблиц;
- Яндекс-диск — здесь храним аудиозаписи подкастов, потому что Яндекс дарит по 250 Гб за рекомендацию сервиса друзьям;
- Zoom и Телеграм для разговоров с клиентами, обсуждения задач с сотрудниками.
Инструменты для удаленного управления помогут владельцу проекта наладить процессы и меньше времени тратить на контроль, обсуждение задач и обучение новых сотрудников.
