Если говорить в целом, тендер — это конкурс между подрядчиками на выполнение работы или оказание услуги. Организатор тендера описывает задачу и ставит свои условия. Тот подрядчик, который предложит оптимальный вариант решения задачи и устроит организатора по разным параметрам (стоимость работ, сроки, качество и т.д.), становится победителем.
Задачи могут быть любыми: тендеры проводят на строительство зданий, ремонт дорог, закупку оборудования. Мы поговорим о тендерах в digital. С их помощью бизнес ищет подрядчиков на разнообразные задачи: разработку сайта, SEO-продвижение, SMM, настройку контекстной рекламы и многое другое.
Вот как создается digital-тендер
Чем тендеры в диджитал отличаются от госзаказов
Рассмотрим на примере тендерной площадки Workspaсe, которая специализируется именно на диджитал-тендерах:
- Это просто. Чтобы участвовать в государственных тендерах, нужно знать кучу правил и условий, заполнять документы, оформлять спецсчет и ЭЦП. Многие компании даже нанимают юриста или заказывают комплексные услуги по сопровождению, чтобы не заниматься всей этой бюрократией самостоятельно. С организацией диджитал-тендера справится любой предприниматель: достаточно зарегистрироваться на площадке, указать контакты и информацию о компании, выбрать тип услуги, которая вам нужна, описать задачу и требования к подрядчику.
- Это быстро. Не нужно тратить время на все, о чем мы писали в пункте 1. Регистрация займет 5-10 минут, описание задачи — максимум пару часов, проверка модератором — не более суток. А сроки на прием заявок вы указываете сами: обычно это не менее двух недель, чтобы точно успели откликнуться все желающие.
- Это выгодно. Все мы слышали про откаты, не будем указывать пальцем. Также на некоторых тендерных площадках есть практика скрытых платежей, комиссии за сам факт участия в тендере, внесения сумм под обеспечение (это некая гарантия того, что вы не мошенник). На Workspaсe заказчикам ни за что платить не надо: только подрядчику за выполнение работы.
Зачем бизнесу участвовать в тендерах
Объясняем все возможные выгоды:
- Вы получаете еще один работающий канал поиска подрядчиков. Даже если с этой задачей ранее справлялись сарафанное радио, сайты фриланса и Telegram-каналы вакансий, лишний канал не помешает. Вы же в курсе, что бизнес предполагает постоянные эксперименты. Пробуйте, тестируйте!
- Вся база подрядчиков как на ладони. И немаленькая такая база: на Workspace зарегистрированы более 16 000 digital-агентств самых разных специализаций: и веб-разработка, и поисковая оптимизация, и дизайн, и многое другое. В тендерах могут участвовать лишь те агентства, которые имеют PRO-аккаунт. Однако если вам понравится подрядчик без PRO-аккаунта (например, вы сами изучали каталог агентств и выбрали варианты, подходящие под ваши требования), вы все равно можете пригласить его к участию в тендере.
- Вы получите горячие отклики. Если вы подробно опишете задачу и требования к агентствам, на тендер с большой долей вероятности откликнутся именно те, кто обладает нужными компетенциями и отвечает вашим пожеланиям. Вам и вашим сотрудникам не придется тратить время на отделение зерен от плевел.
- Сэкономите не только время, но и деньги. Большое количество подрядчиков на одной площадке подразумевает высокую степень конкуренции. А значит, найти недорогое агентство с подходящим опытом и кейсами вполне реально.
Как правильно организовать диджитал-тендер
Как мы уже говорили, достаточно зарегистрироваться на площадке, указать данные компании и можно приступать к заполнению заявки на тендер. Расскажем, как это сделать.
- Выберите тип услуги, которая вам нужна.
- Подробно расскажите о задаче. Помните, что если просто написать «нужен сайт» или «продвиньте наш бизнес в соцсетях», опытное агентство вряд ли откликнется на такой тендер. Потому что совершенно непонятно, что именно делать, зачем и для кого, и вообще без внятного ТЗ результат сами знаете какой.
Итак, в заявке опишите кратко, что у вас за бизнес, кто целевая аудитория для поставленной задачи, кто основные конкуренты. Расскажите, как вы видите задачу, что именно нужно будет сделать.
Пример подробного описания
Приложите все документы, которые у вас есть: техническое задание, заполненный бриф, наработки, оставшиеся от прошлого подрядчика. Чем больше материалов — тем лучше. Так исполнителю будет проще сориентироваться в задаче и понять, сможет ли он ее выполнить. А вы сэкономите время на отсев нецелевых кандидатов и бесконечные объяснения, что же именно вы имели в виду.
3. Опишите требования к исполнителю: необходимые навыки, опыт работы, список задач, которые он должен делать. Словом, все, что вам важно. Постарайтесь написать как можно более прозрачно и четко, чтобы потом не было обидок и претензий: я же соответствую критериям, почему меня не выбрали! А так, если агентство понимает, что не подходит под требования, просто пропустит вашу заявку и поищет другой тендер.
4. Укажите бюджет под вашу задачу. Необязательно точную сумму, хотя бы вилку цен, а подрядчики сами предложат свою стоимость. Это нужно опять же для того, чтобы отсеять тех, кто не готов работать за вашу стоимость. Чем раньше это выяснится, тем лучше.
Примерные ценовые сегменты на разработку сайта
Позволим себе дать совет: закладывайте бюджет с запасом примерно 25-30%. Наша практика показывает, что обязательно возникнут новые пожелания и, соответственно, доработки, а они, сами понимаете, стоят денег. Поэтому лучше сразу заложить эту сумму.
И еще дружеский совет: не занижайте цены и не отдавайте предпочтение тем, кто предложит минимальную стоимость. Во-первых, так вы отпугнете опытных специалистов, которые просто не будут работать себе в убыток. Демпингуют, как правило, новички и те, у кого мало заказов. А во-вторых, это просто дурной тон.
Как выбрать лучшего кандидата
После того как ваш тендер будет опубликован, подрядчики будут откликаться на него: присылать коммерческие предложения, высказывать свои соображения и предлагать конкретные решения. Ваша задача — изучить все эти отклики и выбрать наилучшего исполнителя, который и станет победителем тендера. Как это сделать?
1. Изучить профиль каждого кандидата. Особое внимание уделяйте следующим моментам:
- опыту работы (на первый взгляд чем больше опыт — тем надежнее, однако и среди новичков встречаются самородки, так что это не главный критерий);
- специализации (лучше выбирать тех, кто собаку съел именно в той нише, которая вам нужна);
Здесь четко указано: ребята специализируются на разработке сложных нетиповых сайтов
- числу сотрудников (если у вас большой проект, важно, сможет ли подрядчик справиться с ним своими силами или будет привлекать сторонних специалистов);
- социальным доказательствам надежности подрядчика (отзывы, награды и достижения, места в рейтингах);
Если у агентства высокие оценки и несколько побед в тендерах за плечами, высок шанс на успешное сотрудничество
- контактной информации (можно пройти по ссылке на сайт агентства и изучить информацию детально, а также пробить отзывы о нем в поисковике).
2. Ознакомиться с портфолио. Примеры работ расскажут о подрядчике лучше, чем любые хвалебные слова. Если в портфолио имеются работы по вашей тематике (например, вам требуется разработка юридического сайта, а агентство уже выполняло подобную задачу), это просто отлично. Значит, они потратят меньше времени и ресурсов на выполнение проекта, в то же время работа будет более слаженной и четкой. Опыт же!
Заодно и стоимость услуг можно понять
3. Просмотреть кейсы. В них содержится не менее важная информация, чем в портфолио. Примеры работ показывают, ЧТО выполняло агентство, а кейсы — КАК оно это делало: какая ставилась задача, какие шаги подрядчики предприняли и каких результатов достигли. Опытные агентства всегда показывают товар лицом, им нечего скрывать, они готовы отчитаться за каждый шаг и этап работы.
4. Изучить КП, которое кандидаты, скорее всего, пришлют в отклике. Приготовьтесь: вас ждет многообразие форм и расценок. О демпинге вы уже вас предупредили: не стоит отдавать предпочтение самому «дешевому» кандидату. Также обратите внимание еще вот на что:
- насколько КП соответствует вашей задаче. Редко, но случается, что подрядчики невнимательно просматривают заявки или откликаются на все подряд. Вот и получается, что вы хотите SMM-продвижение в «Фейсбуке», а вам предлагают «Одноклассники». Две большие разницы, согласитесь?
есть ли в КП отсылки именно к вашей задаче. Опять же бывает, что подрядчики рассылают коммерческие предложения по шаблону, не вникая в бизнес заказчика, не проводя минимальный маркетинговый анализ. Выбирайте тех, кто потратил свое время, изучил ваш проект и предлагает конкретные решения. Это говорит о серьезном подходе и общей заинтересованности подрядчика; - есть ли примеры работ именно по вашей тематике. В портфолио их может и не быть, а вот в КП прислать работы по теме каждое уважающее клиента агентство просто обязано;
- есть ли пошаговое описание выполнения работы и сотрудников, которые за это отвечают. Если агентство назубок знает алгоритмы работы и заботится о заказчике, предупреждая возможные вопросы, этим ребятам можно доверять;
- и наконец, в чем заинтересовано агентство — выполнить проект и скорее получить оплату или все же помочь клиенту и его бизнесу? Понять это очень просто: во втором случае в КП будет минимум воды и самопрезентации и максимум — конкретных предложений.
5. Провести финальный созвон среди лучших из лучших. Это может быть как групповая беседа, так и разговор по отдельности с каждым. Обратите внимание, не мнется ли кандидат с ответами, четко ли отвечает, дает ли конкретику. Ну и не без лирики: оцените, насколько вам комфортно общаться с человеком. Если задача масштабная, вам придется плотно общаться не один месяц. А делать это лучше с приятными сердцу людьми.
Каравай-каравай, кого хочешь выбирай!
Правила хорошего тона при общении с подрядчиками
Напоследок хочется напомнить о нескольких правилах, которые работают и в жизни, и в работе:
- Выполняйте свои обещания. Не преуменьшайте объем работ, а если появились новые требования — доплатите за них. Ну и, разумеется, платите вовремя!
- Будьте вежливы. Если выбрали исполнителя, не игнорируйте других кандидатов, ответьте каждому. Мир диджитала узок: кто знает, с кем придется сотрудничать в следующий раз!
- Помните, что вы и подрядчик — не начальник и подчиненный, а равноправные партнеры. Каждый знает свое дело: вы профессионал в бизнесе, он — в диджитал. Вы платите ему гонорар, он решает ваши задачи и помогает в продвижении. Уважайте друг друга!
